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議事録で意識すべきこと(1/2)

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原発事故の議事録ほとんどなし 枝野長官「多分、記憶に基づく証言求められる」  2011.5.11 20:44  産経新聞
 枝野幸男官房長官は11日午後の記者会見で、東日本大震災発生直後、原子力災害対策本部(本部長・菅直人首相)の会合など、東京電力福島第1原発事故の対応をめぐり開催された会議の議事録がほとんど作成されていないことを明らかにした。
 政府は今月中旬にも原発事故調査委員会を発足させるが、枝野氏は議事録がない部分については「多分、記憶に基づく証言などを求められることになる」と述べた。政府内の議論の模様を示す資料がないことで、検証作業に支障を来すのは避けられない。
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 枝野氏は、事故調査委の発足にあたり「首相だけでなく私も含めた政府関係者や東京電力の事故以前と以後のプロセスを、すべて検証しなければならない」と強調した。
 ところが、「原子力災害対策本部などについては一定の議事メモは残っているが、危機管理対応で議事録を取る場がほとんどなかったのが実態だ」と述べた。
 また、枝野氏は「制度的な問題を含め、事故を事前に抑止できなかったのかということが一つの大きなポイントだ」と、自民党政権時代の対応も検証の対象になるとの考えを示した。
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あれー、議事録がないなら会議でなく報告会ですよね。けど考えると、このとき議事録を作成できる人員がいたのかというと難しかったというのはいえるかもしれない。もっとも、基本文字おこしが前提といえ「福島原発事故対策統合連絡本部」の様子を伝えるビデオが東京電力より公開されたものの、内容に関しては音声がカットされていたらしい。「次回より議事録をつくって発表する」ことにもならなかった。有事の際の情報公開ということを考えると、これではということにはなるとおもう。

人を集めて会議をおこなっているにもかかわらず、議事録を作成していないというのはどんなものかというのはまあおもう人もおおかろう。しかし、過去議事録を作らなかったり作れなかった会議というものはある。私の経験から見ると、意図して議事録を作れないということもあった。
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1:連絡会議といわれる、方針説明と其の質問討議をすることを目的としたもので、議事録自体がレジュメと同じものであるため、議事を別途記録する意味がないか、二重発行する意味がない。(警察の捜査会議などにはあるようである)
2:会議を実施したものの、意見がまとまらず結論などを見出すことができず、また会議というものの目的である結論がにいたる道すじもなく、参加者の不規則発言までかかわり、記録に残すこと自体に難しい。のみならず、無理して作成する文面でも意識的に部分的に抽出して用いられると誤解を招く資料になること。参加者以外の傍聴者の不規則発言が無視できないため、議論目的が達成できない場合にもある。
3:会議の結論の中身が公開されることで、関与する人とかその周辺の人に身体の危険などが現実にあること。問題に取り組む人材に対しては、失敗があっても責任を問わないという対応も必要ではあることも多く、個々事例対応はあるが、これは法規的には納得いくことになっても、道義・倫理概念・義憤とかの強行意見、挙句は任侠のもとでは無力である。(成田闘争ではこのため参加者に傷害事件が起きてしまった事例もあり、10数年委員を委嘱できず業務が停滞したのだが、この停滞自体が傷害事件の目的でもあった。かつての原子力関係でも官庁のみならず民間団体・企業に対しても、投石騒ぎなどで怪我をした委員が出て、委員が辞退した事例があった。)
4:人事・経営上の経営秘匿業務で、株価操作や労務問題なども想定されることから一切の資料作成を禁じるもの。
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1・2はたまーにあった。今回の場合、会議を記録したビデオや録音したものを公開するのが理想であるが、どうも意見百発で結論を纏めること自体が、できない混乱に陥っている上に、意識的に部分的に抽出して用いられると恣意に曲解される可能性が高いということが、会議参加者の中でもやりかねないという混乱におちいっていたと推測する。このような場合に議事録を書いてそれなりの議事録を作成したことはあったが、出席者に提示したら強行に取り下げを求められ、では書いてくれという内容が出てきたら、認識が異なっていたため、議事録の発行さえままならなかった(結果的に会議自体は実施したが決定事項なしとなった)3もわりとちかいことがあった。
もっとも、情報公開の不透明さ、遅さ、会議の乱立等の問題由来であっても、これと議事録作成は別である。すこし今回の震災対応で同情するのは、実は「2:会議を実施したものの、意見がまとまらず結論などを見出すことができず、」というモードが起きることは、会議の目的をうまく制御できないという主催者の資質によるのであるが、そのほかに、また会議というものの目的である結論にいたる道すじ自体、そもそも今まで無条件で前提条件としていた内容をの全否定から始まることになれば会議の目的は元から方向性がない。しかし事を起こすときに特権的指示(戒厳令とか)をすることができない以上、会議は始めなければならない。其の上、こう広範囲の人の意見をもとめても、もともと「定説」が否定された場合、参加者の不規則発言を否定できないという事情までかかわるとおもわれ、会議しようにも制御がつかないということだから、成果として提示はできないという状況ではとおもう。
まあ、そこまで利害が対立しない(収益を上げるということだけでも方向性はある意味ばらつきにくい)企業においては議事録を書いて決定事項や方針を明らかにすることは業務推進の上では必要だ。 会議も、突発的に発生する小さなプロジェクト内ミーティング、定例会議まで色々あるものの、人との協調作業でたくさんの利害関係者の合意で成り立つ業務なら、会議なしではすまない。で、このためにも議事はたくさんの人にわかるように、またその読む人n幅に応じて整理することが必要である。しかし議事録を書く機会は多い場合でも、意外に役にたつ議事録を書くのは難しい。質の高い議事録を書くのは難しい作業ではあるが、応用範囲や其の考え方は使いでがありためになる。議事録を纏める能力は、あらゆるビジネス文書に応用でき、また会議の巧拙が見えてくるから、仕事のキーを見出すことが容易になってくる。若い人はむしろ志願して議事録を書かせてくださいという形にする法が、仕事の全体の流れと自分のなすべきことを認識でき、仕事・仕事の進め方の習熟に役立つというのは請け合いであると私は考える。
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ところが、官庁や外郭団体における議事録はちょっと違う形になる。

(例:ある官庁の議事録の書式)
1. 日時:会議の開催された日程を15分単位まで細かく。
2. 場所:開催場所について部屋まで細かく。
3. 出席者:各出席者の肩書きまで細かく。
4. 会議の模様:会議の出席者の発言内容や会議の段取りについて、詳細に記録。例えば、「担当大臣が有識者を紹介した。」や、総理大臣の挨拶について、出だしの挨拶から含めてもれなく紹介

この記載をすると本当に議事録は冊子になってしまうし、ある官庁の仕事のときに出来上がった議事録を見て其の分量におどろいたこともあった。ビジネスの現場でこの議事録は意味を成さないというか、単なる発言集であって議事録ではないのかもしれぬ。
発言についてもれなく記述はされることは会議の目的・意図が決まっていない場合はともかく、ビジネスの現場では普通は目的のない会議(具体案をみんなで出す場合も「プランを出す」ための会議という目的である)はないものだから、これでは目的や結論が埋没しているので具体的な方針まで考える材料にはならない。
官庁において大方の外部向けの議事録はこの形である。すべからく、議会の議事録もこのように忠実な記載を行うが、実際に発言の真意に対しての議会討論はあって議事録への記載でもめ、政治的な国家の志向を決定し、さらには意見の抹殺にまでかかわるというのは、斉藤隆夫の反軍演説による議員罷免(参考:http://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%8F%8D%E8%BB%8D%E6%BC%94%E8%AA%AC)nまで過去絡んできたこともあるし、議会制民主主義では瑣末なとおもわれることでも明らかにする必要があるとはいえる。
もっともこの形式の議事録になるることは政府が国民に向けて行っている「サービスの一部」であるから許されるという意見もある。
私は意見が属人的で発言に対する個人の責任をあとから見直し、時に発言責任を追及するということが、行われるという現実があるから、この書式でなければ業務遂行の意義やモチベーションを維持できないという業務特性と文書による命令伝達(帳票主義とも言う)の中で、統制をとることが求められる巨大組織だからとおもう。私も読んでも目的と結論がわかるにはとんでもない時間がかかる。
詳細に議事録として公開することに意味があるのではなく、意見を削除しないということに目的があるのだろうと推察する。そしてこの細かな記載に対する錯誤を政策的に追求したりして矛盾を見出し方針変換を図る各種団体の活動は、国会中継や委員会中継を聞くとその聞いていていやになるぐらいのつみあげをし、言質として「活用」する材料になるのである。もちろん挨拶の内容とて、会議出席者の考える方針を「誘導した」からこの会議は無効という議論だって現実多いのであって、挨拶の内容まで詳細に公開することさえもとめる場合もある。(議論のための議論、中身が良くても担当者に問題があるので意見をつぶすための議論というものが、議会や政治では存在するのである。)
つまり目的が収益確保による継続性の確保という方針が貫かれている企業体では、実行内容を明確にすることが目的になるのだが、金銭的なものでなく国民の幸せとか利便性・公平性という数値的指標が一元的にならないうえに各個人の独自性を纏めることが公平性の観点から許されない政治・行政においては会議の目的や結論がまとまること自体が其の職責に対し相反することも多いのであろう。
もっとも、土木事務所などの現業機関の会議では、部内ミーティングクラスなら普通の企業のスタイルと同じ場合もあるようだが、これらは公式の資料としてオープンにすると、公益性からは慣れたというしてんいなるんだとか。
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となると・・・ 意義のある議事録を書く言で仕事の道筋を付けることは楽になる。
(例:ある企業の議事録の書式)
1. 日時:会議の開催された日程を細かく。
2. 場所:開催場所について部屋まで細かく。
3. 出席者:出席者の肩書きまで。「お客様から、偉い人から、肩書きは代表的なもので、間違わないように」
4. 目的:これをおこなうことで合意形成する対象を記載
5. 結論:結論として合意形成されたことを箇条書きで
6. アクション:其の後の具体的行動と其の概略日程(なにもしないというのもあるいみアクション)
7. 議論の内容:結論導出に至る経緯(必要ならば)
8. 次回予定

日時や場所・出席者に関しては変わらない。
何のために、つまりどんな目的で会議を開催したのか、その意図が分からないと会議の意味がない。しかも重要な忙しい関係者が読む場合は、手短に、しかも正確に書く必要がある。
さらに会議中の流れだけでなく、プロジェクト全体を通じた流れ・意識付け・ストーリーを見える書き方が必要だ。議事録を追うだけでやったこと、やるべきこと簡単に追える必要がある。そしてこれを書くことで今どのような問題点が自分たちの仕事にかかわるのかがわかるようになる。
どのような目的でこの会議を開いたのか、正しく簡潔に書き、目的に対してどのような結論が出たのか、これが一発でわかる用に簡潔に示す。まず全体方針、その後各論に入るなど、本質的な内容を書くようにしたい。それをさらに具体例にし、担当と期限を明示したのがアクションである。(現場ではこれのほうが重要であることも多い)これによって、プロジェクト全体のストーリーも見えやすくなる。
なお、必要なら議論の内容、重要な発言に関しては、補足に近い形で「議論の内容」に要約して書くこともある(特に会議が紛糾し議論に入らないということさえあるので)。
大体忙しい人において一瞥するとしたら、A41枚(Wordで40字×40行)ぐらいにするのが適当である。逆にこれに収まらないような会議は、だらだらして収支がつかないともいえる。
このように若年者が其の仕事の立ち居地をマスターしたり、ある程度年季が行ったひとでも突如罰の部署に配置となった場合はこのような練習をあえてすることで、仕事の問題点や意識付けを高めることができると考える。(続く)

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