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議事録で意識すべきこと(2/2)

(承前)
われわれが仕事を行ううえでは、意義のある議事録を書くことで仕事の道筋を付けることは楽になる。

(例:ある企業の議事録の書式)
1. 日時:会議の開催された日程を細かく。
2. 場所:開催場所について部屋まで細かく。
3. 出席者:各出席者の肩書き「お客様から、偉い人から、肩書きは代表的なものでよいが間違わないように」
4. 目的:これをおこなうことで合意形成する対象を記載
5. 結論:結論として合意形成されたことを箇条書きで
6. アクション:其の後の具体的行動と其の概略日程(なにもしないというのもあるいみアクション)
7. 議論の内容:結論導出に至る経緯
8. 次回予定

若年者が其の仕事の立ち居地をマスターしたり、ある程度年季が行ったひとでも突如罰の部署に配置となった場合はこのような議事録作成の練習をあえてすることで、仕事の問題点や意識付けを高めることができると考える。
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しかし、議事録をベースにして仕事の指示をまとめるということがある。
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もっとも議事録は仕事そのものでない(ふつうはそう。仕事をしたkになるものではあるがorz)ことが多いのだが、ぎゃくにこの資料を使って各自に指示を与える典拠を整理したモノとすることもある。「目的・課題・アクション」が明確ならこれを使わぬ手はない。まとめを重視するのにはこれは最も便利であるが、逆にフレキシビリティースタディーを行うには適さないことはある。

研究でも「どのように論文を書くか」という視点で実験や検討を構成していくということは、成果を出すにはいいやり方である。もっともこの手法は想定外の問題が報告書を用いて具体的成果物を得た場合に一挙に破綻するので、一般的にはそのような問題を想定して付帯的評価を行うことも大切である。まあともかく、せっかく議事録をかいて配布するなら、議事録を作りやすい会議運営というのもある。

<自分らが会議を主催し、自分たちの行動を他がに承認して協力を得るための会議>
○目的を確認:前回の議事録を使って今回の目的について確認。前回議事録の次回予定そのものやその後の+αということもある。
○課題共有:課題共有が会議の前提である。現在の業務内容と進捗、具体性のあるアクションなどは、会議以外で繋がらない部門にとっては必要だし、各部門が最適化したら全体最適でないような問題点はここで抽出できる。
○次のアクション:担当と期限を決め、次回の開催についての決め事を行う。

もっとも、会議は議事録に書くために行うものではないのだから、無理に協力を得るためといっても強硬に雛形を推進するのはおかしい。こういうことが起きた場合には「議論の内容」:結論導出に至る経緯を充実させることが、後々の理解のために必要である。但し、こうなるときは問題や目的が良く分からない会議という場合こうなるともいえるし、逆に案だしをする場合は結果的に「議論の内容」:結論導出に至る経緯というのが必要な場合もある。従って記載内容の比率が異なることはあるだろう。
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反対に、 自分たちが仕切ることにならない議論もある。特に迷走する会議の場合は、議事録が書きにくいし其のイニシアティブもない。
<自分らが会議を主催するとしても、自分たちの行動自体を他に修正してもらうための会議>
○目的を確定:目的について、最低限の目的の共有と合意をして、会議の道筋を作る。実際話をしようとしても参加者の大半が理解でき、議論ができるとは限らない。このため冷静に現実的な目的設定にとどめておくしかない。
○課題の顕在化:単にやったことの羅列は最近は会議を開かざるでもできるようにメール環境などもある時代である。問題の固有課題を引き出す、「課題を重視する姿勢」と、「プロジェクトの意義」を公平に話すことで相互理解を目的とするような形に目的を持っていく必要がある。あらかじめ会議の目的と説明資料を出席者に送信しておくのも、角のならない限りは手である。(配信は公平に)
○現段階の進行状態を明確化:今何ができるのか、どのようなことを行う必要があるのかを顕在化する。顕在化は議事録の目的でもある。できれば担当と期限を決め、次回の開催についての決め事を行う・・・のだが。

とにかく議事録係は仕事を回したいなら買ってでもしたいものである。議事録で鍛えた能力は、結構種々のビジネス文書に応用できる。ぜひともやってみてほしい・・・議事録がかけないほどの混乱を所属団体が起こしていないなら。
けどそういった私も、議事録を出して、関係先に出しても頭から議事録を無視させられたり、不規則発言をされて意味がなくなったことも多い。
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もっとも会議が既定方針に走ることはある意味「なあなあ」という怖いことでもあるので、わざと司会者が引っかきまわすこともあるのだがここはさらに高い技能である。
<会議自体が教育目的である会議>
○目的を確定:目的について、最低限の目的の共有と合意をして、会議の道筋を作る。参加者の大半が理解でき、議論ができるような前段階を作っておく。ただし前回の議事録を使って今回の目的について確認ということはできない。
○課題の顕在化:「課題を重視する姿勢」と、「プロジェクトの意義」を公平に話すことで相互理解を目的とするような形に目的を持っていく必要がある。会議時間が決まっている場合「あんまり余計なことを言わない」という人やだんまりを決め込むことをよしとする人もいるので、年長者が時々刺激するようなことを言ったりして、既存のルールにとらわれない見方ができるような議論を励起するような行動も必要である。
○現段階の進行状態を明確化:今何ができるのか、どのようなことを行う必要があるのかを顕在化する。但この場合は全員の意見がどこかに現れるようにする。両論併記もやむをえない。

道筋をつけることは、意外と隠れていた意見を引き出すなど、付帯的にも効果があるはずである。しかし、結構な割合で会議が「連絡会議」化しており、人件費の無駄になっているともいえる。まあ会議をするなら其の効果を副次的にも出すような仕組を考えるのがいいのではとおもう。

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