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やる気が萌える進捗管理

一人で仕事することが常であると、だらだら仕事をしてしまうことが多い。今のところは少ないのでMicrosoft Outlookでグループウエア機能を使っているが、たしかに細かい管理が出来るといいと思うことはある。
以前75人いる事務所でMicrosoft Outlookをメールソフトとしてでなくサーバー上においてグループウエアとして構築していたから、それにあわせただけである。但し、一人で働いてるところにもし萌えボイスが入ると「なんだこいつ」になりうるとおもうのだが・・・・
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http://news.nifty.com/cs/magazine/detail/itmbid-20080925019/1.htm
「これやっといてね、お兄ちゃん!」でやる気を出させる進捗管理ソフト  2008年9月24日(水)21時0分配信 ITmedia Biz.ID
「今日先方に指示された資料作っといて。来週までね」――こんな言葉を部下に伝えたのはつい先日のこと。「分かりました!」と返事があったので安心していたら、締め切りを過ぎても資料が上がってこない。先方を待たせるわけにもいかないし、泣く泣く自分で作る羽目になった――なんていう経験のある人もいるかもしれない。
 他人に依頼したタスクの管理は難しい。口頭で依頼した内容は忘れられてしまう可能性があるし、たとえうまく内容が伝わっていたとしても、進捗状況の確認が難しいためだ。
 こうした他人のタスク管理問題を解決できるかもしれないのが、五十嵐重工業の公開しているタスク管理ソフト「NetworkTODO(ネットワークトゥドゥ)」。入力したタスクは複数人のグループ内で共有できる。また、自分のタスク管理だけでなく、他人に依頼したタスク管理のための機能を多く搭載している。
 Webサイトでダウンロードしたソフトを、各ユーザーがPCにインストールして利用する。対応OSはWindows XP/2000で、利用には会員登録が必要だが、5アカウントまでは無料だ。
 入力したタスクには優先度や締め切り、仕事のジャンルを設定できる。締め切り時間になると、メールによるリマインダーやデスクトップへのポップアップ表示で、タスク管理をサポートする。タスクを他人に依頼することも可能で、依頼された相手がタスクの状況を逐次入力していくことで、依頼主も進捗状況が確認できるというわけだ。
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 「なんだ、それくらいならほかのグループウェアでもできるじゃん」と思った人もいるだろうが、 NetworkTODOがユニークなのはこれから。「いもうと」「ドS」「ツンデレ」といった多様な音声パターンが搭載されており、タスクを依頼されたユーザーのやる気を起こさせる仕様になっているのだ。

 いもうとボイス設定時に、自分に作業依頼が来たとしよう。この場合、「これやっといてね、お兄ちゃん!」という音声メッセージが流れる。同様にドSボイス設定では、タスクの締め切り1時間前になると「あと1時間で終わらせないと、お仕置きが待ってるわよ……」、ツンデレ設定時にタスクを完了すると「ほら、終わったわよ……べっべつにアンタのためにやったんじゃないんだからねっ!」といった具合だ。(中略)
 「もともと社内でも利用していたんですが、いろいろなところから無機質な機械音声が聞こえてくるようになり、なんとなくオフィスの雰囲気が暗くなってしまったんです」(五十嵐重工業)。ユーザーからも「機械に働かされているような気がする」といった意見があったため、試しに「妹バージョン」を公開してみたところ、好意的な反響が大きかったという。 
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http://www.networktodo.com/
『NetworkTODO』は、複数のパソコン間でも円滑に仕事の依頼を行うことが出来る、仕事管理ソフト(グループウエア)です。

グループウエア
企業内LANを活用して情報共有やコミュニケーションの効率化をはかり、グループによる協調作業を支援するソフトウェアの総称。
 主な機能としては、グループ内のメンバー間および外部とのコミュニケーションを円滑化する電子メール機能、メンバー間の打ち合わせや特定のテーマについて議論を行なうための電子会議室機能、メンバー間のリアルタイムな打ち合わせに利用されるテレビ会議機能、グループ全体に広報を行なう電子掲示板機能、メンバー間でスケジュールを共有するスケジューラ機能、アイデアやノウハウなどをデータベース化して共有する文書共有機能、稟議書など複数のメンバーで回覧される文書を電子化して流通させるワークフロー機能などがある。
 実際の製品はこれらの機能のうちいくつかを組み合わせたものが多い。近年ではインターネット・イントラネットの普及に伴い、Webブラウザからすべての機能を利用できるようにした製品が主流になりつつある。
 世界的に普及している製品には、Lotus Development社(IBM社の子会社)のNotes(いわゆるLotus Notes)、Microsoft社のMicrosoft Exchangeがある。日本では主に大企業でこの2製品の導入が進んでいるが、近年では中小企業や大企業の事業部門にターゲットを絞った手軽な国産製品が急激に売上を伸ばしている。

Lotus Notes(Domino R5.0.8)は良く使っていましたが、実は仕事の指示には私は使っていませんでした。(試験的には使ってましたが、仕事を頼むときにこれを使うと、作業者が仕事内容をどう考えて自己査定するかが見えないんです。部課外部の仕事のやり取りメインで使っていました)
工程管理を設計業務など比較的独創性の高い業務においても管理することは必要悪としてあります(・・という表現を採るのは、ルーチン業務ならともかくその要素の少ない業務を工程管理することで成果に結びつけることは、品質の作りこみに中身を担当者が行う意味で非常に不向きとも思う側面もあるからです・・・・) 社内の全員がネットワークを介して、それぞれのPCのシステム上にて仕事を依頼したり、仕事を受けたり、メンバーに仕事の依頼をする際、依頼したい人を指定し、優先度や締切日時、仕事内容の情報などを入力指定することで、仕事をする側が必要とする情報の伝達ミスが防ぐ。 仕事を依頼した側とされる側は、『NetworkTODO』上で情報を共有し、メッセージ表示、音声、メールにより業務進捗管理も行ないますので、仕事を忘れていた、締切を勘違いしていた等のトラブルは防ぐことができる。またそれを見て感覚的には判りうるのですが、どうしても過度の依存になってしまうのです。
まあここまではいいのですが、その付加価値がねえ・・・・・・
進捗管理用のボイスに普通のがあるがそのほかに
ツンデレ管理バージョン
ドS管理バージョン
いもうと管理バージョン
委員長管理バージョン』(--10月に追加--)あり。

って何?(HPで声も聞けます・・・・・)
○そんな真面目にお願いされたら、誰も仕事を断れない?学級委員長の生真面目ボイスで仕事を管理する『委員長管理バージョン』。
○仕事をしても素直に感謝してはくれません!ツンデレ少女のわがままボイスで仕事を管理する『ツンデレ管理バージョン』。
○女王様風のお叱りボイスで仕事を管理する『ドS管理バージョン』。
○サボるとかわいい妹に怒られる!?妹風の萌えボイスでタスクの進行状況を把握できる『いもうと管理バージョン』。

こんなの出されたら、まともに仕事にならない輩がでてきますよ。きっと!。1グループ5ユーザーまでは無料で利用可能だからお使いになる方はどうぞ。(XP Firefox対応)
ただねえ、下記の機構が付いてるのは、必要に迫られてなのかもしれないし、確かにこういうオフィスでは音を出すだけでも騒々しいとかいう声が多くなることがあります。オフィスの中では静かな環境でなければ落ち着いて仕事できないと言う人が多くなり、隣席でも口頭で相談することが避けられることさえあります。私だけなら、「お前は騒々しい」ということになるんですが、私以外の人でも同じ対応だし、ますますその傾向が強まりつつある。勿論メールで相談してくれということで、その会話履歴が全て残るという事もあるんですがね・・・・
1.ありがとうボタン
依頼した仕事が完了した際に、相手にありがとうを言いたい場合は、ありがとうボタンを押してみてください。 仕事を依頼した相手のパソコンから『ありがとうございます。』と音声が再生されます。出来れば直接言ったほうが良い場合もあります。
2.詳細報告希望ボタン
発注者が受注者に対して、業務の遂行中に進捗報告を求める場合や業務終了時にプロセスの報告を求める場合にクリックすることで、リアル報告の場を設定。 受注者のPC上で「タスクの内容について、報告を求められています」と音声が再生されます。
3.会議議題設定ボタン
自分一人では遂行できない業務がある場合や多忙のため、いつまでも取り掛かれない業務がある場合、受注者がこのボタンをクリックすることで、イントラネット内に設置された掲示板等に会議の議題などの名目で表示反映させることが可能。

確かに履歴を残すことに意味が無いとは言いませんし、それが必要なのを感じることがあります。けどなんだかなあ・・・・・と複雑なイメージはのこるのです。『出来れば直接言ったほうが良い場合もあります』とか『リアル報告の場を設定』とか『会議の議題などの名目で表示反映』という表現は、このような従来のグループウエア管理のがちがちの拘束から免れる手法もメーカーでは考えてるのが面白いです。もともと社内でも利用していたんですが、いろいろなところから無機質な機械音声が聞こえてくるようになり、なんとなくオフィスの雰囲気が暗くなってしまったんです」というのをニーズとして考えたのですな。但し、これを開発しなければならない職場というのもやれやれですが、それが現代の「革新的職場」といえる場所の負の面ですね。
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(PS)最近またVOICEのバージョンが増えたようです。
http://gigazine.net/index.php?/news/comments/20081117_networktodo/

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