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要は優先順位の考え方(1/2)

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「パワーポイント」に突如逆風 枚数も多く、コピーコストもかかる  2008年5月25日(日)17時15分配信 J-CASTニュース
プレゼン用の資料作りに必須とまで言われる「パワーポイント」。ところが、ここにきて突然の逆風が吹いている。トヨタ自動車の渡辺捷昭社長が「今は何でもパワーポイント」と疑問を呈し、「無駄ではないか」発言したことが、ネットで大きく取り上げられた。これをきっかけに、「パワーポイント」の是非を巡る論争がネットで盛んになっている。
2008年5月20日付けの「ダイヤモンド・オンライン」には、トヨタ自動車の渡辺社長のこんな発言が掲載された。
「今は何でもパワーポイント。枚数も多いし、総天然色でカラーコピーも多用して無駄だ」
もっとも、トヨタ自動車は、「パワーポイントを使用するなという意味で発言したのではない」と釈明、「円高や原材料高で業界全体が厳しい中、今こそ原点に帰り、仕事の効率を見直すべきだという意味で伝えた」と説明している。
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「はっきり言って無駄が多い」というコメントが多い
渡辺社長の意図がどこにあるにせよ、世界的大企業のトップの発言で、仕事の効率にかかわる事柄ということもあり、反響は大きかった。記事には400件を越すコメントが寄せられている。
「パワーポイントで会議レジュメを作る奴 ほんと多くなった。はっきり言って無駄が多い。普通にワードでまとめた方がいいものができる」
「パワーポイントって、単なる文字情報でいいものに、ゴテゴテとデコレーションを施して大した事もない情報を素晴らしいものであるかのように見せる為の粉飾技術の事」
パワーポイントを否定する理由は主に2つあるようだ。
「昔は紙1枚にまとめていた」
「起承転結に沿って作れば、1枚に収まる」
シニアの利用者からは、そんな声が上がっている。パワーポイントは操作が複雑で、資料を作ること自体に時間がかかるというのだ。さらに、
「資料造りが仕事だと勘違いしている奴が増えている事は事実。見た目は良いけど内容が薄くて見るに耐えないものもある」
といったコメントも載っている。
---------------中断
ON/OFF議論で話をするとこういう所になるようです。客先での提出用プレゼンテーションが煩雑だなと思うことはありますがね。それは作りっぱなしだからで流用・再利用できる考えがあればいいのですが。
私も、仕事の上でパワーポイントを使うことはあります。で、私はさすがに講義資料にはパワーポイントを使うのが多いですがそのときに注意してることがあります。実物の動画を参考でリンクを張る込むのはプレゼンの時はいいのですが、字を動かすアニメーションは出来るだけ使わないほうがよさそうだと思っています。画の動かし方に気をとられて聴衆に本質が見えないことがあるからです。もう一つはダウンコンバートを掛けた場合PDFで使えないという理由(時々、資料をくださいということがあるからですが)もあるんですが。
ところが、会社の中の帳票はワード・エクセルという所が多いです。議事録は図を加えないとパワーポイントは余り私は使いません。時々報告資料を標準的に作る場合は、パワーポイントと言う会社があります。(帳票上の管理は印刷物を管理するだけ。)これはどういうことかというと、帳票類を読まない部署の人にも、この資料が使えることと、最近はCADで作った資料自体が標準的にVISUALになっておりそれをそのまま持っていくと、下手に文章にしなくても誰にでも判るということを考えてるようです。その代わりこの場合は印刷配布はしません。(配布しないからこそパワーポイントにするということもあります。資料回収と言う代わりにパワーポイントということも多い。)
帳票と言う意味ではA4を1枚にまとめることが一番多いですね。(但し、官庁の議事録はだれが言ったかを後から追いかけて責任追及することが時々あるため、逐次的に全部書く。そのため官庁補助金に関連した会議は議事録を出すことを求められることがあるが、これがまた面倒です。また、株式会社の役員会議事録は議長選任の過程を示す所からはじめるためにこれまたくどい。)
また、見た目は良いけど内容が薄くて見るに耐えないものも確かにあるのです。とはいえ、ここで極めて類似した内容のプレゼンテーションが並んでいると、見栄えをいい方を採用するとか、微小な差異で決まるという所が有るのも事実で、それを考えるとそもそも会社の経営システムの問題なんではとは思います。これは印刷素材としてパワーポイントを兼用して使うリソースの使いまわしというところもあるんですよね。
--------------再開
カラーインク代は年間数千万円にも
コスト面の問題もある。パワーポイントで作成した資料は大抵がカラーだ。印刷すると、モノクロに比べて約4~6倍のインク代がかかる。その上枚数も多い。
インク節約ソフトを販売するメディアナビの「インクコスト試算フォーム」によると、1000人規模の会社で1人あたり1日10枚カラー印刷すると、年間3000万円以上がかかる。
批判の声が高まる一方で、営業先への資料には欠かせないという意見も出ている。「モノクロの簡素なものだと、『そんな程度の力の入れようなのか』と思われてしまう」
パワーポイントで作っていない資料は、「欠陥品」と思われる。そんな現実もあるようだ。
ところで、「パワーポイント」を販売するマイクロソフトは、今回の発言をどのように受け取っているのだろうか。広報担当者のコメントはこうだ。
「色々報道されているが、パワーポイントを批判したものではない。カラー印刷を使いすぎるなという意向だ」
-------------終了
田沼意次は真実はともかく(・・・最近、他の幕府高官も同じことをしていたのに、追い落とす意味合いで宣伝されたという説が強い)賄賂を特に貰っていたというが、彼が言った言葉の中には「賄賂を出すということは、その仕事に対して熱意を持っていることの現れである」という考え方がある。極論すれば賄賂が単にプレゼンに変わっただけと言う見方も出来る。ある意味、モノクロの簡素なものだと、『そんな程度の力の入れようなのか』と思われてしまう」と言う心理が出てくるのは、私たちでも経営幹部が良くその心理効果で研究費配分などを決める以上、どうしてもあることですし、またそれだけで徒手空拳で経営陣に取り入られるというのを見ているからかもしれない。TPOを考えてやればいいと言う問題ではないですね。
ただ、いろんな営業さんにあうと技術資料をくださいといっても、印刷枚数を少なくするところがこのところ良く有ります。そこででてくるのは、客先配布資料を制限しているという会社があまりにも多いのです。まあ両面印刷にしてくれるところはいいのですが、パワーポイントでカタログを作ってるところは、印刷を1枚4シートに張って、かつ両面印刷だったりするんでねえ。とはいえ、ではそのデータをくださいといってもほとんどの場合くれないんでして。プレゼンテーションの意味どおりに、いくらでもくれなきゃやーだという客をひきつけないといけないのも事実です。

これを読んでみると、いろんなツールの使用を前提に経費節減の理論が動いていることに、棹をさしたいということなんでしょうが、それを政治的に調整しなければならないという連鎖を意識してるのかと思います。もっとも、引用元を当ってみると少しこのあたりのニュアンスが違っています。
-------------引用
http://diamond.jp/series/analysis/10003/
トヨタグループが「パワーポイント」自粛令!? (ダイヤモンド・オンライン)
トヨタグループ内で、マイクロソフトの「パワーポイント」使用の自粛ムードが広がっている。事の発端は、コスト削減を求める渡辺社長の発言だった。それにしてもなぜパワーポイント自粛なのか?
 「パワーポイントの使用は控えた方がいい。特にプレゼン資料のカラーコピーは…」
 最近、トヨタ自動車社内からだけでなく、系列会社、サプライヤー(部品会社)のあいだからでさえ、こんな会話が聞こえてくるようになった。事の発端は、何を隠そう5月8日の決算発表での渡辺捷昭社長の発言である。
 今年度の営業利益は、円高、原材料高、米国市場の不振という“三重苦”の影響をもろに受け、トヨタといえども、3割減という非常に厳しい見通しだ。決算会見の後、周囲を取り囲んだ記者団に対し、渡辺社長は「もう一度、原点に返って原価低減を行う」と一層のコスト削減を強調した。そして、続いて飛び出した次の言葉がその後のパワーポイント自粛ムードにつながった。 「社内の意識はまだまだ甘い。昔は1枚の紙に(用件を)起承転結で内容をきちんとまとめたものだが、今は何でもパワーポイント。枚数も多いし、総天然色でカラーコピーも多用して無駄だ」と苦言を呈したのである。
新幹線グリーン車の禁止令も復活か  パワーポイントやカラーコピーさえも禁止か――。
 何気ない渡辺社長の発言だが、ロシアの国家予算に匹敵するほどの売上高を誇るトヨタグループのトップの言葉。正式な命令でなくとも、影響力は計り知れない。トヨタを頂点とする産業ピラミッドの隅々にまでその鶴の一声は行き渡り、実際にパワーポイントやカラーコピーの自粛ムードが急速に広がっているのである。
社内でも「かつてのような新幹線のグリーン車禁止令の復活か」という噂が駆けめぐった。ただでさえ、トヨタは現在、「あらゆる部門で無駄をそぎ落とす」と渡辺社長が明言するほどの、聖域なきコスト削減に乗り出している。研究開発費や設備投資までをも削減している最中だ。“パワーポイント自粛令やカラーコピー禁止令”があったとしても不思議ではないのである。
 もっとも、今年度のトヨタの減益要因の大半は円高という為替の影響(6900億円)であり、事業そのものが不振というわけではない。
 「何もそこまでやらなくても...」と思うのが人情だろう。なぜ、渡辺社長はかくも“過激”とも思える発言をしたのだろうか。
トヨタの敵はトヨタ 真の狙いは官僚主義の打破
 複数のトヨタ幹部やOBによるとその発言の真意は、どうやら別にありそうだ。あるトヨタOBは「その狙いは官僚主義の打破」と忖度する。
 かつて奥田碩取締役相談役は、「トヨタの敵はトヨタ」と語った。米GM(ゼネラルモーターズ)を抜き、世界一の販売台数獲得が目前に迫るなか、そのトヨタOBは「特に若い社員は、かつての苦労を知らない。何も考えずに慣例的、事務的に仕事を処理したり、部品メーカーなどの取引先に傲慢な態度を取るものも少なくない」と指摘する。
 別の幹部は「自ら範を垂れずに、サプライヤーにコストダウンを強要してもついてくるはずがない」という。月は満ちれば、欠けるもの。慢心や傲慢、油断、嫉妬。“世界一”になること自体が大きなリスクと感じるトヨタ首脳陣やOBは多い。
 「いまこそ、意識改革の絶好のチャンス」と渡辺社長は言う。その意識改革とは、原価低減という単なる“節約”に止まらない、もっと深い意味合いがありそうだ。
(『週刊ダイヤモンド』編集部 山本猛嗣)
---------------終了
この文節を見ると、
渡辺社長は「もう一度、原点に返って原価低減を行う」と一層のコスト削減を強調した。そして、続いて飛び出した次の言葉がその後のパワーポイント自粛ムードにつながった。(中略)苦言を呈したのである。
どうやらもっと広い意味で問題意識を提示したものらしい。それを広い意味で提案したのに、例示を明確化したことが裏目に出ていると考える。要するに幹部が細部まで指示しなければ動かない・・・ではなくて動けない事情がある。社内でも利害相反が起きることなのだろうと思う。
ただ、「特に若い社員は、かつての苦労を知らない。何も考えずに慣例的、事務的に仕事を処理したり、部品メーカーなどの取引先に傲慢な態度を取るものも少なくない」という事象は別に変わらないであろう。自分達が変わるから取引先に変わってくれと言うのは確かに率先垂範といえるが、世の中でトヨタさんに納入することだけをしている業者ばかりではない。私の経験上であるが、このあたりはその分野の社内における立場によって変わるし、立場が弱く会社上層部に訴求出来る力が弱い部署と取引すると、傲慢な態度・・・と言うよりも強制的立場で指示するしか職務を遂行できないという事もあるらしい。もっというと、そのような部署に対して提案をしても逆に、自分達の力が社内では果たせない以上、「経営幹部の意向」「社訓」を引き合いに出して、強制的指示に切り替える事も経験している。しかもこれが、経営幹部が部門の重視の意向を変えたらいきなり姿勢が変わるという事も経験している。事象が一元的でないことを認識しないと、誤解の元になる。
私は、いずれにせよ一つの産業だけによって方針をかためるような状況では、このような幹部の発言一つでもいんながひれ伏すという世界になるのが、元々問題だと思っている。従って、このような分散的な傾向が生じ、思想が慢心することは、企業が大きくなるのとトレードオフにあると思っている。
かつて、日本の封建社会のことをペリーは「最上のものにお辞儀をし、その下の人は上の人にお辞儀をし・・・という、お辞儀のしたで動いている」といったそうだが、基本的にはお辞儀を隷従で置き換えて、政治ではなく経済の原理で動いているという読み替えをすれば内容は変わらないであろう。
(続く)

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コメント

こんばんは
>ある意味、モノクロの簡素なものだと、『そんな程度の力の入れようなのか』と思われてしまう」と言う心理が出てくるのは、
役所の中には企画書はカラーで提出せよというところもありますね。

相変わらず私はパワーポイントが苦手です。いっそのこと高橋メソッドhttp://www.rubycolor.org/takahashi/を使ってやろうかと思ったりもします。

投稿: kunihiko_ouchi | 2008年7月21日 (月曜日) 21時27分

http://dehabo1000.cocolog-nifty.com/holder/2007/06/post.html
にプログラミング言語の「Ruby」について記述していますが、まさかその専門家ですかあ・・・ソフト開発者は業務上プレゼンには必須ですからね。
技術的プレゼンの場合はちょっと難しいとは思いますが、方針決定・総意の形成の場合はむしろつかえますよ。(TPOとかKYとかありそーですが・・)
>役所の中には企画書はカラーで提出せよというところもありますね。
ありますねえ・・・明らかに2次利用を目的としてるのが私の場合は多いです。(以下自粛)
(PS)NETをあたりますと、テキストをある文法で打ち込むと高橋メソッドでのプレゼンを作るサイトがあります。丁度ある会の設立理由を説明する資料が来たもののプレゼンにするのに悩んでいたので早速作ってしまいました。いやあ。こういうのには最適だわ(爆笑)

投稿: デハボ1000 | 2008年7月21日 (月曜日) 21時56分

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